PHITECH BİYOTEKNOLOJİ BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
1. GİRİŞ
1.1. Giriş
1.2. Amaç ve Kapsam
1.3. Tanımlar
1.4. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
2.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olma
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
a) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
b) Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
c) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
d) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
e) Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
3.3. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi
3.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
3.4.1 Kişisel Verilerin Aktarılması
4. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
5. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİ VE KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KATEGORİZASYON
6. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
6.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Teknik Tedbirler
6.2.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan İdari Tedbirler
7. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ
8. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
9. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ METODOLOJİSİ
9.1 VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI
9.2 PHITECH’İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
i. Şirketimizin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi
ii. Şirketimizin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler
iii. Şirketimizin, Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı
1. GİRİŞ
1.1. Giriş
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak, kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ile kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korunması ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esaslar düzenlenmiştir.
Kişisel verilerin korunması, PHITECH Biyoteknoloji Bilişim Anonim Şirketi’nin (“PHITECH” veya “Şirket”) en önemli öncelikleri arasındadır. Kişisel veri sahiplerini bilgilendirmek adına, PHITECH Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin KVKK’da yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun bilinci ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.
1.2. Amaç ve Kapsam
Bu Politika’nın temel amacı, PHITECH tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda kişisel verileri şirketimiz tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflığı sağlamaktır.
Bu Politika; Şirketimiz tarafından kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
1.3. Tanımlar
İşbu Politika’da kullanılan tanımlar aşağıda yer almaktadır:
Açık Rıza: | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
İlgili Kişi: | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
İlgili Kullanıcı: | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. |
İlgili Kişi Başvuru Formu: | Şirket bünyesinde kişisel verileri işlenen ilgili kişinin Kanun’un 11. maddesinde açıklanan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu. |
Kanun ya da KVKK: | 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
Kişisel Veri: | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
Kişisel Veri İşleme Envanteri: | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. |
Kişisel Verilerin İşlenmesi: | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
Kurul: | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
Kurum: | Kişisel Verileri Koruma Kurumu. |
Özel Nitelikli Kişisel Veri: | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
Politika: | PHITECH Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası. |
Veri İşleyen: | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
Veri Sorumlusu: | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. |
1.4. Politikanın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralların PHITECH uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlenmesinden oluşturulmuştur.
2. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek amaçları ile, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır.
Bu kapsamda Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak kendi bünyesinde, gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Şirketin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili bölüme raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.
İşlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde Şirketimiz, bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve Kurul’a bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir.
2.2. Veri Sahibinin Haklarının Gözetilmesi
Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’nın 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.
Veri sahiplerinin hakları ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.
3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
Şirketimiz, Anayasa’nın 20. maddesine ve KVKK’nın 4. maddesine uygun olarak; (i) hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, (ii) doğru ve gerektiğinde güncel; (iii) belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; (iv) amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde; (v) ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme; ilkeleri doğrultusunda kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmaktadır.
Şirketimiz, Anayasa’nın 20. ve KVKK’nın 5. maddeleri gereğince, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin KVKK’nın 5. maddesindeki şartlardan bir veya birkaçına dayalı olarak işlemektedir.
Şirketimiz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerine uygun olarak, kişisel verilerin aktarılması konusunda kanunda öngörülen ve Kurul tarafından ortaya konulan düzenlemelere uygun davranmaktadır.
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun Olma
Şirketimiz; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık gerekliliklerini dikkate alarak, kişisel verileri amacın gerektirdiği ölçüde ve sınırlı olarak işlemektedir.
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Şirketimiz; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almakta ve uygun mekanizmalar kurmaktadır.
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Şirketimiz, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Şirketimiz, kişisel verileri sunmakta olduğu hizmetle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Şirketimiz, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır.
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme
Şirketimiz, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler Şirketimiz tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel verilerin korunması Anayasal bir haktır. Temel hak ve hürriyetler, özlerine dokunulmaksızın yalnızca Anayasa’nın ilgili maddelerinde belirtilen sebeplere bağlı olarak ve ancak kanunla sınırlanabilir. Anayasa’nın 20. maddesinin üçüncü fıkrası gereğince, kişisel veriler ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilecektir. Şirketimiz kişisel verileri bu kurallar çerçevesinde işlemektedir.
Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabildiği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilir.
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin işlenmesine yönelik hukuki dayanaklar farklılık gösterse de her türlü kişisel veri işleme faaliyetinde 6698 sayılı Kanun’un 4. maddesinde belirtilen (Bkz. Bölüm 3.1.) genel ilkelere uygun olarak hareket edilmektedir.
a) Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.
b) Şirketin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi
Şirketimizin veri sorumlusu olarak hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
c) Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
Veri sahibinin, kişisel verisinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacı çerçevesinde işlenebilecektir.
d) Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.
e) Şirketimizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir
3.3. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ve Bilgilendirilmesi
Şirketimiz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda; kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişiler aydınlatılmaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.
Anayasa’nın 20. maddesinde herkesin, kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme hakkına sahip olduğu ortaya konulmuştur. Bu doğrultuda Kanun’un 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsamda, Anayasa’nın 20. ve KVK Kanunu’nun 11. maddelerine uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 10. Bölümünde yer verilmiştir.
3.4. Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini üçüncü kişilere (iş ortağı şirketlere, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda KVKK’nın 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir.
3.4.1 Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı şekilde, gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:
- Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise,
- Kanunlarda kişisel verinin aktarılmasına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
- Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
- Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
- Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise alenileştirme amacıyla sınırlı şekilde,
- Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
- Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.
4. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Şirketimiz nezdinde, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 5. ve 6.maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşlenen kişisel veri kategorilerine işbu politikanın 5.bölümünden ulaşılabilecektir.
Kişisel verilerin işlenme amaçları;
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
- Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi
- Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
- Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Talep / Şikayetlerin Takibi
- Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
5. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN SAHİPLERİ VE KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN KATEGORİZASYON
Şirketimiz tarafından, aşağıda sıralanan kişisel veri sahibi kategorilerinin kişisel verileri işlenmekle birlikte, işbu Politika’nın uygulama kapsamı ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileriyle sınırlıdır.
Şirketimiz tarafından kişisel verileri işlenen kişilerin kategorileri yukarıda belirtilen kapsamda olmakla birlikte, bu kategorilerin dışında yer alan kişiler de KVKK kapsamında Şirketimize taleplerini yöneltebilecek olup; bu kişilerin talepleri de bu Politika kapsamında değerlendirmeye alınacaktır.
Aşağıda işbu Politika kapsamında yer alan kavramlara açıklık getirilmektedir:
Kişisel Veri Sahibi Kategorisi | Açıklaması |
Ziyaretçi: | Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler. |
İş birliği İçerisinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri: | Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksızın) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler |
Aşağıdaki tabloda yukarıda belirtilen kişisel veri kategorileri ve bu kategoriler içerisindeki verilerin açıklaması detaylandırılmaktadır:
KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU | AÇIKLAMASI |
Kimlik Bilgisi: | Ad soyad, kurum. |
İletişim Bilgisi: | E-posta adresi, iletişim adresi, telefon no gibi bilgiler. |
Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi: | Gerçek kişilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi bilgiler. |
İşlem Güvenliği Bilgisi: | IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri vb. |
Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi: | PHITECH’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin bilgiler. |
6. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
6.1.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan Teknik Tedbirler
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için alınan teknik tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
6.2.Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak İçin Alınan İdari Tedbirler
Şirketimiz tarafından kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek için alınan idari tedbirler aşağıda sıralanmaktadır:
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- İlgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
7. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kanun kapsamında muhafaza edilen verileriniz; ilgili mevzuatlar kapsamında belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir. Türk Ceza Kanunu’nun 138. maddesinde ve Kanun’un 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya talebiniz doğrultusunda 30224 sayılı ve 28.10.2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve işbu yönetmelik uyarınca hazırlanmış olan PHITECH Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası[1] tarafından belirlenmiş olan koşullar altında silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir.
8. ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARILMA AMAÇLARI
Şirketimiz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.
Şirketimiz Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işlediği kişisel verileri aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:
(ii) PHITECH hissedarlarına,
(ii) PHITECH iş ortaklarına,
(iii) Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
(iv) Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine.
Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler | Tanımı | Veri Aktarım Amacı |
İş Ortağı | Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken şirketimizin ürün ve hizmetlerinin satışı, tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği, ortak müşteri bağlılığı programlarının yürütülmesi gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları tanımlamaktadır. | İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak. |
Hissedarlarımız | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin ve denetim faaliyetlerinin tasarlanması konusunda yetkili olan hissedarlarımız. | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizin ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin tasarlanması ve denetim amaçlarıyla sınırlı olarak. |
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları. | İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak. |
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri | İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri. | İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak. |
9. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI; BU HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ METODOLOJİSİ
Şirketimiz, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir ve Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir
a. VERİ SAHİBİNİN HAKLARI VE BU HAKLARINI KULLANMASI
Kişisel Veri Sahibinin Hakları
Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller
Kişisel veri sahipleri, KVKK’nın 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda 9.1.’de sayılan haklarını ileri süremezler:
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarat faaliyetleri kapsamında işlenmesi.
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, 9.1.’de sayılan diğer haklarını ileri süremezler:
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
- Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması
Kişisel veri sahipleri bu bölümün 9.1. Başlığı altında sıralanan haklarına ilişkin taleplerini biyoinformatikforumu.org adresinde bulunan “İlgili Kişi (Kişisel Veri Sahibi) Başvuru Formunun doldurup Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Şirkete iletebileceklerdir. Bu formda yapılacak başvurunun yöntemi de ayrıntılı bir şekilde anlatılmaktadır.
Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişiler tarafından talepte bulunulması mümkün değildir. Kişisel veri sahibinin kendisi dışında bir kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak kişisel veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.
Kişisel Veri Sahibinin Kurul’a Şikâyette Bulunma Hakkı
Kişisel veri sahibi KVKK’nın 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; Şirketimizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.
b. PHITECH’İN BAŞVURULARA CEVAP VERMESİ
i. Şirketimizin Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi
Kişisel veri sahibinin, bu bölümün 9.1. başlıklı kısmında yer alan usule uygun olarak talebini Şirketimize iletmesi durumunda Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından başvuru sahibinden Kurulun belirlediği tarifedeki ücret alınacaktır.
ii. Şirketimizin Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edebileceği Bilgiler
Şirketimiz, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir.
Şirketimiz, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
iii. Şirketimizin, Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunu Reddetme Hakkı
Şirketimiz aşağıda yer alan hallerde başvuruda bulunan kişinin başvurusunu, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:
- Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
- Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarat faaliyetleri kapsamında işlenmesi.
- Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
- Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
- Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
- Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
- Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
- Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması
- Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması.
- Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.
- Kanun uyarınca kapsam dışında kalan hallerden birinin mevcut olması.
[1] PHITECH Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na biyoinformatikforumu.org adresi üzerinde ulaşabilirsiniz.